Stichting Alkmaarse Katholieke Scholen

Hoe SAKS jaarlijks 60% aan printkosten bespaart met digitalisatie

Jaarlijks staan duizenden ouders/verzorgers voor een moeilijke keuze: welke school past het best bij hun kind? De jaarlijkse schoolgids is een van de communicatiemiddelen die ouders helpt bij het maken van de juiste keuze.

 

Deel deze succes story

Interactieve schoolgids voorbeeld

Scholengroep SAKS kiest voor innovatie met interactieve schoolgids

Jaarlijks staan duizenden ouders/verzorgers voor een moeilijke keuze: welke school past het best bij hun kind? De jaarlijkse schoolgids is een van de communicatiemiddelen die ouders helpt bij het maken van de juiste keuze.

60% aan kosten bespaart
1.250 gidsen die niet hoeften te worden geprint
5.500 euro aan printkosten bespaart

Hoe de school overkomt, de sfeer, onderwijstype en de locatie spelen hierbij een belangrijke rol. Een gedrukte schoolgids is doorgaans een vrij plat document waarbij de visuele mogelijkheden niet heel groot zijn. Om die reden heeft SAKS (Stichting Alkmaarse Katholieke Scholen) gekozen voor een digitale schoolgids.

 

De uitdaging

Hoe zorg je ervoor dat de schoolgids leuk om te lezen is en bijdraagt aan de presentatie van een basisschool?

Daarnaast speelt de uitdaging: hoe houd je het kosteneffectief? Het SAKS verstuurde jaarlijks naar alle ouders/verzorgers een gedrukte schoolgids. Deze werd tevens bij elke inschrijving naar de ouders/verzorgers van de kersverse leerling gestuurd. Dit was een tijdrovend en zeer kostbaar proces in geval van gedrukte schoolgidsen.

 

De oplossing

Het SAKS besloot verder te kijken dan print. Samen met communicatiebureau RAADHUIS hebben zij voor meerdere scholen uit hun scholengemeenschap een digitale schoolgids ontwikkeld.

De voornaamste reden om te digitaliseren is dat een digitale presentatie van onze school veel meer mogelijkheden biedt. “We kunnen een veel beter beeld van de school geven dankzij een spectaculaire visuele presentatie waardoor de interesse van de lezer meer geprikkeld wordt. Zo maken we gebruik van video, fotografie en alles wordt op elk apparaat goed weergegeven”. Hierdoor komen de school en het team bijvoorbeeld veel beter beeld tot hun recht.

SAKS School Guide 

“De visuele mogelijkheden zijn zeer uitgebreid, dat sprak ons aan.”

Schoolgidsen worden door ouders/verzorgers ook vaak als naslagwerk gebruikt. Met een gedrukte gids is dit veel lastiger, deze is niet altijd en overal beschikbaar. Onze digitale schoolgids is dat wel. Zo bieden we de ouders/verzorgers een stukje gemak. Ze kunnen nu waar en wanneer zij willen de schoolgids raadplegen om te controleren wanneer studiedagen en vakantie bijvoorbeeld ook alweer waren.

De creatie en het beheer van van onze schoolgids laten wij volledig over aan RAADHUIS. Zij maakten voorheen onze gedrukte schoolgids en zijn nu onze partner voor de digitale schoolgids en het vierjaarlijkse schoolplan. Het geeft een fijn gevoel dat we dit volledige project uit handen kunnen geven aan creatieve communicatieprofessionals met uitstekend gevoel voor de combinatie van beeld, tekst en emotie.

 

De resultaten

In eerste instantie moesten ouders wel een beetje wennen: geen boekje in de rugtas, maar een mail met een digitale schoolgids. We zien nu terug in de resultaten dat de schoolgids vooral bij publicatie veel bezoekers trekt, maar ook gedurende het jaar aardig wat terugkerende bezoekers heeft.

 

Een besparing van 60%

Voorheen drukten we jaarlijks voor vijf van onze scholen in totaal rond de 1.250 schoolgidsen. De gemiddelde kosten kwamen uit op een bedrag rond de 5.500 euro. Nu gebruiken we een professional license t.w.v. 1.200 euro plus vier “one-off’s”. Dit samen is een investering van 2.160 euro per jaar, een besparing van 60% dus.

 

Vervolgstappen en advies voor andere bovenschoolse gemeenschappen en basisscholen

We gaan in elk geval door met de publicatie van online schoolgidsen in samenwerking met RAADHUIS en Instant Magazine. Hierdoor kunnen wij onze scholen als dynamische, innoverende scholen presenteren.

 

Slimme distributie en nieuwe wervingsmethode

Tijdens dit interview met Stephan van Instant Magazine werden ook nieuwe invalshoeken ter sprake gebracht zoals delen via sociale media. Dit is iets waar wij eigenlijk nooit echt mee bezig zijn geweest, maar het is een goede manier voor werving van nieuwe leerlingen. Wanneer we onze schoolgids een meer wervende rol gaan geven werd tevens geadviseerd om op de laatste pagina de mogelijkheid te geven om gegevens achter te laten voor een rondleiding of voorinschrijving.

 

OrganisatieSAKS

Bureau: RAADHUIS

PublicatieSchoolgids van het Kompas

Probeer Instant Magazine gratis uit

Ben je benieuwd wat Instant Magazine voor jou kan betekenen?
Neem contact op met onze contentexperts voor een gratis demo.

Boek een demo

Ga verder naar:

Content met maximale impact

Start vandaag met het creëren van interactieve sales- en marketing publicaties.

Start een gratis trial